Od 1 października 2013 r. obowiązywać będą nowe regulacje w zakresie ewidencjonowania przy zastosowaniu kas fiskalnych, wprowadzające m.in. nowe wymogi odnośnie wystawiania paragonów. W szczególności obowiązek umieszczenia na nich numeru NIP nabywcy, czy zamieszczenia nazwy towaru lub usługi pozwalającej na ich jednoznaczną identyfikację.

Zmiany wynikają z rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r., które faktycznie obowiązuje od 1 kwietnia 2013 r., ale jeszcze do 30 września 2013 r. ustawodawca pozostawił podatnikom możliwość prowadzenia ewidencji oraz zapewnienia spełnienia warunków używania kas, zgodnie z przepisami obowiązującymi przez dniem wejścia w życie nowych przepisów wykonawczych. Oznacza to, że podatnicy będą mieli obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji zgodnie z wymogami rozporządzenia dopiero od 1 października 2013 r.

 

Elementy paragonu:
W szczególności w porównaniu z poprzednim rozporządzeniem konstrukcja paragonu fiskalnego została poszerzona o oznaczenie "paragon fiskalny" i wartość rabatów lub narzutów, o ile występują. Paragon zawierać powinien ponadto numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP) - o ile nabywca z takim żądaniem wystąp. Umożliwia to wystawianie za pomocą kasy paragonu, który pełnił rolę tzw. faktury uproszczonej, w przypadku gdy suma należności nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro.

Nazwa jednoznacznie identyfikująca

Ponadto uległa doprecyzowaniu regulacja dotycząca nazwy towaru lub usługi na paragonie. Nazwa ta musi pozwalać na ich jednoznaczną identyfikację. Zgodnie z wyjaśnieniami resortu finansów z 9 sierpnia 2013 r., nazwy uwzględniające "jednoznaczne" identyfikowanie oferowanych towarów i usług określa sam podatnik uwzględniając asortyment sprzedawanych towarów i usług.

Sposób dokonywania jednoznacznej identyfikacji towaru lub usługi jest w dużej mierze uzależniony od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Podatnik powinien zatem zastosować oznaczenia nazw towarów lub usług do oferowanego asortymentu tak, aby do użytej nazwy możliwe było przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatku oraz użyta nazwa była zgodna z będącym przedmiotem obrotu towarem lub usługą, przy czym wymóg "jednoznaczności" wyłącza możliwość stosowania grupowań.

Podatnicy świadczący usługi mogą przy określaniu jej nazwy wykorzystywać nazewnictwo stosowane przez siebie przy tworzeniu zasad odpłatności (cennika). Zważywszy, że ewidencjonowaniu na kasie podlega pewien produkt finalny składający się z wielu komponentów, nie ma konieczności i uzasadnienia wyliczania wszystkich jego elementów składowych.

Odrębna ewidencja

Od 1 października podatnicy będą mieli także obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, na podstawie której podatnik koryguje obrót zaewidencjonowany na kasie rejestrującej. W przypadku wystąpienia uznanych reklamacji towarów lub usług, zwrotów towarów lub oczywistych pomyłek, podatnik powinien ująć je w odpowiednich wartościach w odrębnej ewidencji, a następnie - w celu określenia wysokości podatku należnego z tytułu sprzedaży - skorygować o te wartości informacje pochodzące z raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego).

W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki podatnik dołącza do odrębnej ewidencji oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której ta pomyłka wystąpiła. Natomiast w przypadku zwrotów i uznanych reklamacji, w odrębnej ewidencji ujmuje się dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, np. paragon fiskalny czy wydruk z terminala.

Kasa powierzona

Nowe regulacje porządkują także zasady ewidencjonowania przez podmioty działające w ramach umów agencyjnych, zlecenia, pośrednictwa lub innych umów o podobnym charakterze, rozróżniając przypadek, gdy do ewidencjonowania wykorzystywana jest kasa powierzona oraz kasa własna. Podatnik, który jest zobowiązany do stosowania kasy do ewidencji własnej sprzedaży, w zw. z zawarcie ww. umów, może powierzyć kasę do prowadzenia jego ewidencji na kasie własnej innego podmiotu. W przypadku gdy inny podmiot zobowiąże się do prowadzenia ewidencji na rzecz lub w imieniu podatnika zlecającego wykonywanie czynności w ramach ww. umów, na kasie własnej będzie ewidencjonowana cała wartość sprzedaży własnej i prowadzonej na rzecz lub w imieniu tego podatnika.

Przekazanie kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązanie innego podmiotu do prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kasy własnej wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej. W przypadku przekazania przez podatnika innemu podmiotowi kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązania innego podmiotu do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy własnej tego podmiotu dokonanego przed dniem wejścia w życie rozporządzenia bez zawarcia umowy w formie pisemnej, podatnik zawiera tę umowę w terminie do 1 października 2013 r.

Zgodnie z regulacjami przejściowymi, podatnicy, którzy użytkują kasy, które nie posiadają możliwości technicznych spełnienia wymagań dotyczących np. umieszczania na paragonie fiskalnym numeru identyfikacji podatkowej nabywcy lub wartości rabatów, będą mogli je stosować także po 30 września 2013 r.